Forumlar/Toplante Hakkında

Toplante nasıl kullanılır ?

Toplante
bunu şurada yayınladı: 16 Mayıs 2013 14:48

Üyelik

Toplante düzenleyebilmek için Toplante’ye üye olmanız gerekmektedir. İhtiyacınıza göre seçeceğiniz Toplante paketlerinden birini alarak, e-posta adresiniz ve şifreniz ile www.toplante.com ‘ a girerek dilediğiniz kişilere Toplante daveti gönderebilirsiniz.

Bir üyeden Toplante daveti alan birisi Toplante üyesi olmasa da Toplante’ye katılabilir. Davet edilenler herhangi bir ücret ödemeden tek tıkla Toplante’ye dahil olurlar.

Toplante’yi kullanabilmek için

Toplante üyesi olmanız veya bir üyeden Toplante daveti almanız dışında Toplante’yi kullanabilmek için aşağıdaki teknik gereksinimlere ihtiyaç duyarsınız.
  • Internet bağlantısı olan bir bilgisayar (En az 1 Mbit internet bağlantısı önerilir)
  • Flash Player 10.3 veya üstü (yok ise ücretsiz indirmek için http://get.adobe.com/flashplayer )
  • Web kamerası (görüntülü konuşmak için)
  • Mikrofon (Bilgisayarınız üzerinde var ise mikrofona gerek yoktur)

Toplante Düzenlemek

 

Toplante üzerinde yeni bir toplantı düzenlemek için öncelikle www.toplante.com adresinden sisteme kullanıcı adınız ve şifreniz ile giriş yapmanız gerekmektedir. Kullanıcı adınız ve şifreniz ile sisteme giriş yaptıktan sonra sistem sizi otomatik olarak “Toplante Ajanda” sayfasına yönlendirecektir.

Bu sayfa, Toplante üzerindeki sizin düzenlediğiniz ya da başka birisi tarafından davet edildiğiniz tüm toplantılarınızı gösteren özet sayfadır.

Yeni bir toplante düzenlemek için

1. “Toplante Başlat” butonuna tıklamanız veya
2. “Hızlı Toplante Başlat” butonuna tıklamanız gerekmektedir.

 

1- Toplante Başlat

Toplante Başlat butonuna tıklanması halinde öne "Toplante Düzenle" popup ekranı çıkacaktir.
Bu ekranda:

• Toplante tarihini ve saat aralığı
• Toplante konusunu
• Davet gönderilecek katılımcıların adresleri
• Varsa Toplante gündemi yazılır ve
• Toplante Daveti gönderilir.

Toplante davet mesajı katılımcılar ile birlikte aynı anda size de gönderilecektir. Artık tek yapılması gereken, toplantı saatinde davet mesajının içinde gelen "Katıl" linkine tıklamaktır.

T_SSS1.jpg

 T_SSS2.jpg

                           T_SSS3.jpg  


 

Dosya Yükleme :

Dosya yükleme işlemi Toplante sayfasında yapılır. Ortak alandaki "Online Sunum" butonuna bastığınızda önünüze bilgisayarınızdan dosya seçebileceğiniz bir pencere açılacaktır. Aynı şekilde Toplante sayfasının sağ üstünde "Klasör" ikonuna tıkladığınızda açılacak "Dosyalar"  penceresindeki "Dosya Yükle" butonuyla da aynı şekilde dosya yükleyebilirsiniz.

Dosyalar yüklenirken yüzde (%) olarak görülecektir. Yükleme tamamlandığında önünüze dosyanızın yüklendiğini belirten uyarı popupı çıkacaktır. "Tamam"ı tıkladığınızda "Dosyalar" klasörü açılır ve açmak istediğiniz dosyanın üzerine çift tıklandığında dosyalar ortak alanda açılacaktır. Yükleyebileceğiniz dosya formatları ise .doc .docx .xls .xlsx .ppt .pptx .pdf .html .txt .png .jpg .gif .bmp olarak sıralanabilir.

 T_SSS.jpg

Toplanteye Katılma:

İster siz organize etmiş olun, ister bir başka organizatör tarafından davet edilmiş olun; bir Toplante’ye katılmak için iki yolunuz vardır:

1- Davet mesajındaki bağlantıya tıklayarak veya
2- www.toplante.com ‘a girerek (sadece üyeler için)

1- Toplante davet mesajı içinde “Katılmak için tıklayın!” veya Toplante yeri diye gözüken linke tıklamanız yeterlidir.

 

 Sonrasında açılacak sayfadaki "Katıl" butonuna basılarak Toplante sayfasına girilir,

                     T_SSS4.jpg

T_SSS6.jpg   

 Toplante Odasının Kullanımı:

Toplante’ye katılanların Toplante odasındaki hangi özellikleri kullanabileceği Toplante davetini de gönderen Toplante organizatörü tarafından belirlenir.

Katılımcının: - Ses ve/veya görüntüsünün aktarılması - Beyaz tahta, sohbet ve anket araçlarını kullanabilmesi hep Toplante yöneticisinin tasarrufunda olan konulardır.

Alınmış olan pakete göre bir odada 10 veya 25 kişilik odalar olabildiği gibi kurumların ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilen oda büyüklükleri ve özellikleri geçerli olabilir. Ayrıca seminerler için tasarlanan T-panel ürününde 250/500 kişiye kadar katılımcı ile online seminerler düzenlenebilir.

Şimdi Toplante odasındaki özelliklere ve nasıl kullanılacaklarına dair daha detaylı bilgiler verelim.

Görüntü ve Mikrofon

Toplante odasına ilk girdiğinizde web kameranız ve mikrofonunuz devre dışıdır. Toplante’yi düzenleyen organizatör, katılımcılardan istediğinin isminin üzerine tıklayarak kamerasını (ses ile birlikte) veya sadece mikrofonunu aktif hale getirebilir.

Eğer organizatör izin vermişse katılımcının kendisi de bu araçların kullanımı için girişimde bulunabilir. Organizatörün verdiği izin, "Katılımcılar" listesindeki "el" ikonunun yeşile dönmesinden anlaşılabilir.

 T_SSS7.jpg

 Katılımcılar kendi toplante sayfalarının sağ üst köşesindeki el ikonuna tıklayarak organizatörden söz isteyebilirler. Tıklanan el ikonu kahverengine dönecektir, organizatörün söz vermesiyle yeşil renkte görünecektir.

T_SSS8.jpg

Toplante yöneticisi söz vermek istediği kişilerin mikrofon veya kameralarını açarak görüşlerini paylaşmalarına izin verir.
Toplante Odasında alınan Toplante ürününe göre değişmekle birlikte aynı anda en fazla 4 kişinin kamerası veya mikrofonu açılabilir. Eğer Toplante’ye bağlanan kişinin bulunduğu yerdeki bağlantı hızı yavaş ise kameraların görüntü kalitesi düşürülür veya sistem tarafından bilgilendirilerek kamerası tamamen kapatılır.
Amaç düşük bağlantı hızlarında minimum data tüketimi ile Toplante’nin devamının ve veriminin sağlanmasıdır.

Adres çubuğundaki link tek kişinin kullanımı içindir. Bir başkası bu link ile giriş yapacak olursa diğer kişi Toplante'den kopacaktır. Her katılımcının tek kişi için katılım linki vardır. Başkasına vermeleri durumunda kendileri toplantıdan kopacaklardır.

Ortak Alan (Sunum, yazı ve çizim):

Bu alanda yüklemiş olduğunuz dosyaları paylaşırken Video görüntülerinizin eşliğinde canlı bir sunumdan farksız bir deneyim yaşarsınız.
Dosyalar altında sunmak istediğiniz dosyayı veya çizim tahtasını açarak çalışmanız neyi gerektiriyorsa paylaşırsınız.

Ortak alandaki butonları kullanarak veya soldaki toplante yönetim kolonunun en üstündeki "e" butonuna basarak "Online Sunum, Ekran Paylaş, Beyaz Tahta, Anket" butonlarına ulaşıp kullanılabilir.

T_SSS9.png

Bu ekranda;

- Yeni bir dosya yükleyebilir,
- Daha önce yüklenmiş bir dosyayı seçebilir
- Yeni bir beyaz sayfa açabilir
- Aldığınız ürün destekliyorsa Ekran Paylaşımını (Bilgisayar ekranınızdaki görüntüyü olduğu gibi veya kısmen katılımcılar ile paylaşmanıza yarar) başlatabilirsiniz.

Mesajlaşma:

Toplante sayfasının sol tarafındaki yönetim sütunundaki mesajlaşma paneli açılarak yazdıklarınız bir kişiye veya genele gönderilir.

T_Sohbet1.png

Mesaj paneline yazılanlar karşı tarafın mesajlaşmadan haberi olması için görünüp kaybolacak şekilde karşı tarafta gösterilir.

T_Sohbet.png

Anket:

Ortak Alan boşsa buradan veya ortak alanda bir dosya vb. açıksa soldaki yönetim sütununundaki "e" tıklanarak anket seçilir ve oluşturulur.

T_Anket.jpg

Anket penceresi ortaya çıkacaktır. Anketin tek veya çoklu seçenekli olduğu burada seçilecektir. Soru ve şıklar girildikten sonra "Kaydet" denir. Anketin kaydedildiği uyarısı çıktığında "Tamam" denir ve anket hazırlanmıştır. Birden çok anket hazırlanabilir ve istenildiği zaman yayına sokulur. Organizatörün yayına soktuğu anket tüm katılımcıların ekranlarında öne çıkar. Anketlerin yayında kalma süresi organizatörün insiyatifindedir. Toplante ekranının sağ üstünde klsaör ikonunun sağında yuvarlak şekilde görünen "Anketler" ikonuna tıklanarak anketler sonlandırılabilir, sonlandırılmadan verilen yanıtlar görülebilir. Sonuçları kimler, ne kadar sürede, hangi seçeneği tıkladığı detaylarıyla görülebilir. Organizatör isterse anket sonuçlarını "Sonuçları herkes görsün" seçeneğini tıklayarak katılımcıların da görmelerini sağlayabilir. Düzenlenip kaydedilmiş bir anket  yayına sokulmadan yeniden düzenlenebilir veya silinebilir.

T_Anket3.jpg

Toplante Bitiş:

Toplante’den istenildiği zaman çıkılıp tekrar girilebilir.

Çıkmak için ekranı sağ üstten kapatmak yeterli olup, davet linkine veya Toplante ajandasında yer alan butona tıklayarak tekrar Toplante’ye katılınabilir Aynı işlem bağlantıdaki kopma durumu için de tekrar edilebilir.

Toplante süresinin bitiminde ekranda oturum süresi bitmek üzere uzatmak ister misiniz diye bir uyarı çıkar.

Eğer uzatma olmazsa toplante süresi dolduğunda bir uyarı çıkar ve katılımcıların birbirleri ile bağlantısı kesilir.

Ayrıca baştan belirlenen Toplante süresinin dolmasını beklemeden Ekranın en solunda yer alan menüden Toplante’yi Bitir linki tıklanarka toplante sonlandırılabilir.

T_Bitir.jpg

Aşağıdaki ekran Toplante bitiminde organizatörle beraber tüm katılımcılara gösterilir.

T_bitir1.png

 
Konu başlığı yorumlara kapalı